Jegyző és Közigazgatás - A közigazgatás szakmai fóruma megjelentette a belső visszaélés-bejelentési rendszer - kiemelten az önkormányzati szektor szabályozására vonatkozó - működtetésének kérdéseiről készített cikkünket
A jogértelmezési kérdéseket is taglaló, a Jegyző és Közigazgatás szaklap novemberi számában megjelenő szakmai cikkünk az alábbi linken letölthető:
A JEGYZŐ ÉS KÖZIGAZGATÁS SZAKLAP NOVEMBERI SZÁMÁBAN MEGJELENT SZAKMAI CIKKÜNK LETÖLTÉSE
Ebből a közszféra szereplői számára legfontosabb gyakorlati kérdések
(egyik szerző gyakorlati szempontú kivonata):
Kinek kötelezettség a Belső visszaélés-bejelentési rendszer működtetése? A Panasztörvény [1] értelmében valamennyi helyi önkormányzat, helyi önkormányzat irányítása vagy felügyelete alatt álló költségvetési szerv és a helyi önkormányzat tulajdonában, vagy helyi önkormányzat költségvetési szerve tulajdonosi joggyakorlása alatt álló szervezet, gazdasági társaság köteles lesz belső visszaélés-bejelentési rendszert működtetni.
Kivételek: a 10 000 főnél kevesebb lakosú település helyi önkormányzata – foglalkoztatotti létszámtól függetlenül – mentesül a visszaélés bejelentési-rendszer működtetésének kötelezettsége alól, ill. lakosságszámtól függetlenül mentesül az a helyi önkormányzat, helyi önkormányzat irányítása vagy felügyelete alatt álló költségvetési szerv és a helyi önkormányzat tulajdonában, vagy helyi önkormányzat, költségvetési szerve tulajdonosi joggyakorlása alatt álló szervezet, gazdasági társaság is, amely 50 főnél kevesebb személyt foglalkoztatásra irányuló jogviszony keretében foglalkoztat.
Foglalkoztatotti létszám: milyen és mikori létszámadatot kell figyelembe venni? A foglalkoztatott definíciója alatt azt a természetes személyt kell érteni, aki a foglalkoztató számára és annak irányítása alatt foglalkoztatásra irányuló jogviszony keretében, ellenérték fejében tevékenységet végez vagy önmaga foglalkoztatását végz. A tipikus munkaviszonyban, közalkalmazotti, köztisztviselői jogviszonyban foglalkoztatottakon kívül e körbe tartoznak az atipikus foglalkoztatási formák is, pl. az egyszerűsített foglalkoztatás és az alkalmi munkára irányuló jogviszony, a Ptk. szerinti megbízási, ill.a vállalkozási jogviszony is, ha visszterhes szerződés köttetett a foglalkoztató és a természetes személy között és az önkormányzati szektorra jellemző közfoglalkoztatási jogviszony.
A Panasztörvény nem tartalmaz előírást arra vonatkozóan, hogy a foglalkoztatottak létszámának meghatározására milyen időpont a mérvadó, ezért az önkormányzati szektornak a 2025. január 1. napi foglalkoztatotti létszámot kell irányadónak tekinteni azzal, hogy a működtetési kötelezettség megállapításánál célszerű meghatározott időközönként felülvizsgálni a létszámot. Az olyan foglalkoztatók esetén, amelyeknél a létszám folyamatos, gyors változása miatt nem egyértelműen eldönthető, hogy kötelező-e számukra a belső visszaélés-bejelentési rendszer működtetése, célszerű a rendszert azon időszakokban is működtetni, amikor a foglalkoztatotti létszám ideiglenesen nem éri el az 50 főt.
A mentességet élvező 10 000 főnél kevesebb lakosú település helyi önkormányzata mellett mentességet élvez-e annak polgármesteri hivatala? Ha a polgármesteri hivatal foglalkoztatotti létszáma eléri az 50 főt, önálló foglalkoztatóként akkor is köteles belső visszaélés-bejelentési rendszert létrehozni és működtetni, ha a helyi önkormányzat a lakoslakosságszámra tekintettel mentességet élvez.
A belső visszaélés-bejelentési rendszer közös működtetése: A belső visszaélés-bejelentési rendszert a helyi önkormányzat, valamint az irányítása vagy felügyelete alatt álló költségvetési szerv közösen is létrehozhatja, emellett a jogalkotó lehetőséget teremtett arra, hogy a helyi önkormányzatok, valamint a helyi önkormányzat irányítása vagy felügyelete alatt álló költségvetési szervek megállapodjanak a belső visszaélés-bejelentési rendszer közös létrehozásáról és működtetéséről. Ez a gyakorlatban azt jelenti, hogy például a közös önkormányzati hivatal és annak tagönkormányzatai mint önálló foglalkoztatók egyetlen belső visszaélés-bejelentési rendszert hozhatnak létre. A közös működtetés jogszerűségét nem befolyásolja a foglalkoztatottak vagy a település lakosságának létszáma, vagyis akár egy mentességet élvező helyi önkormányzat és annak hivatala is létrehozhat közös visszaélés-bejelentési rendszert.
A legfeljebb 249 személyt foglalkoztató nem költségvetési szervek létrehozhatnak és működtethetnek közösen is belső visszaélés-bejelentési rendszert: Eltérő szabályozás vonatkozik a helyi önkormányzat tulajdonában vagy helyi önkormányzat, költségvetési szerve tulajdonosi joggyakorlása alatt álló szervezetekre, gazdasági társaságokra. Ezek az önálló foglalkoztatók a Panasztörvény általános szabályai alapján jogosultak közös belső visszaélés-bejelentési rendszert létrehozni, működtetni: ha legalább 50, de legfeljebb 249 személyt foglalkoztatásra irányuló jogviszony keretében foglalkoztatnak, akkor a rendszert közösen, ill. az erre jogosult más - a visszaélés-bejelentési rendszer működtetésére az 50 főt el nem érő foglalkoztatotti létszám miatt nem kötelezett, helyi önkormányzatnak vagy helyi önkormányzat irányítása, felügyelete alatt álló költségvetési szervnek nem minősülő foglalkoztatóval is létrehozhatják. A visszaélés-bejelentési rendszer közös működtetése jogszerűen nem valósulhat meg a helyi önkormányzat és a helyi nemzetiségi önkormányzat, valamint az azok által irányított költségvetési szervek között sem.
Bejelentésre jogosultak: Az Irányelv [2] szerint bejelentőnek az a természetes személy minősül, aki munkavégzéssel kapcsolatos tevékenységével összefüggésben szerzett, jogsértésre vonatkozó információt bejelent vagy nyilvánosságra hoz. Ez alapján a Panasztörvény röviden így határozza meg a belső visszaélés-bejelentési rendszerben bejelentésre jogosult természetes személyeket: a foglalkoztató által jelenleg vagy a múltban foglalkoztatott személyek, gyakornokok és önkéntesek, a foglalkoztatóval foglalkoztatásra irányuló jogviszonyt létesíteni kívánó személyek, gyakornokok, önkéntesek, ha a jogviszony létesítésére vonatkozó eljárás már megkezdődött, a foglalkoztatóval szerződéses kapcsolat létesítésére vonatkozó eljárást megkezdett, szerződéses kapcsolatban álló vagy korábban szerződéses kapcsolatban állt egyéni vállalkozók, egyéni cégek, továbbá vállalkozók, alvállalkozók, beszállítók, illetve megbízottak felügyelete és irányítása alatt álló személyek, illetve a foglalkoztatónál tulajdonosi részesedéssel rendelkező, az ügyviteli, ügyvezető, felügyelő testületéhez tartozó személyek, nem ügyvezető tagok, beleértve a volt vagy a leendő jogviszonyt is.
Az önkormányzati szervekre vonatkozó különös rendelkezések nem térnek el a Panasztörvény bejelentő személyére vonatkozó általános rendelkezéseitől, vagyis a helyi lakos e minőségében nem jogosult a helyi önkormányzathoz és annak költségvetési szervéhez a belső visszaélés-bejelentési rendszerben bejelentést tenni. A helyi lakos, amennyiben az önkormányzat, hivatal működésével kapcsolatos visszásságot észlel, a Panasztörvény I. Fejezete szerinti panasz- és közérdekű bejelentésre vonatkozó szabályok szerint jogosult eljárni, vagy lehetősége van a Panasztörvény 7. alcíme szerint az egyes állami szervek által létrehozott elkülönített visszaélés-bejelentési rendszerben bejelentést tenni.
Kiszervezett működtetés: A helyi önkormányzatok és költségvetési szerveik számára a Panasztörvény nem teszi lehetővé a belső visszaélés-bejelentési rendszer kiszervezett működtetését, a bejelentések kivizsgálása nem bízható külső szakértőre, bejelentővédelmi ügyvédre, így ezen foglalkoztatói körnek saját munkavállalókkal kell biztosítani a pártatlanság törvényi követelményét.
Visszaélés-bejelentési rendszerüket az erre a célra kijelölt pártatlan személy vagy szervezeti egység, vagy az önkormányzat bevonásával történő közös működtetés esetén a költségvetési szervek egymással megkötött szerződésében kijelölt személy vagy szervezeti egység működtetheti.
Nem költségvetési szervek esetén: A helyi önkormányzat tulajdonában vagy helyi önkormányzat, költségvetési szerve tulajdonosi joggyakorlása alatt álló szervezet, gazdasági társaság a működtetéssel és a bejelentések kivizsgálásában való közreműködéssel megbízhat külső szervezetet, bejelentővédelmi ügyvédet, de az összeférhetetlenségi szabályok szerint megbízási szerződés nem köthető olyan szervezettel, bejelentővédelmi ügyvéddel, aki a foglalkoztatóval más megbízási jogviszonyban, munkaviszonyban, munkavégzési kötelezettséggel járó más jogviszonyban áll, vagy akivel a megbízási szerződés megkötését megelőző öt évben ilyen jogviszonyban állt.
Tanácsadó, bejelentések fogadását biztosító szoftver igénybevételi lehetősége: Az önkormányzati szféra nem marad teljesen magára a belső visszaélés-bejelentési rendszer kialakításának és működtetésének kötelezettségével, számos tanácsadó cég kínál szakértői megoldásokat e szféra foglalkoztatóinak.
A foglalkoztató maga dönti el, hogy hány és milyen bejelentési módot, vagyis bejelentő csatornát biztosít, a jogalkotó nem kötelezi a foglalkoztatókat arra, hogy szóban és írásban is kötelesek legyenek a bejelentéseket fogadni. A belső visszaélés-bejelentési rendszert ugyanakkor célszerű egy jól felépített online bejelentőcsatornára, online űrlapra alapozni, mert a jó szoftverek az adattakarékosság elvét figyelembe véve csak a szükséges és elégséges személyes adatok kitöltését kérik, ez által elkerülhető a személyes adatok jogellenes készletező gyűjtése, továbbá hozzájárulnak a belső visszaélés-bejelentési rendszer működtetésére kijelölt felelősök munkaterheinek csökkentéséhez azzal, hogy eleve kizárják azon bejelentőket, akik nem tartoznak a Panasztörvényben felsorolt személyi körhöz. Ugyanakkor a megfelelő szoftver kiválasztása is fokozott óvatosságot igényel az önkormányzati szféra foglalkoztatói részéről, ugyanis esetükben figyelemmel kell lenni az állami és önkormányzati szervek elektronikus információbiztonságáról szóló 2013. évi L. törvény követelményeire.
A fentiekkel kapcsolatos részletek, további jogértelmezések és témák: pl. a helyi önkormányzatokat és költségvetési szerveket eddig is terhelő, a belső kontrollrendszer kialakításának és a szervezeti integritást sértő események kezelésének kötelezettsége, az iktatás, szignálás, kiadmányozás, irattározás és a visszaélést bejelentő személyek védelmének összhangja, ill. a GDPReg rendszer felhasználóit fokozattan érintően a személyes adatok védelme A belső visszaélés-bejelentési rendszer működtetésének alapvető kérdései, különös tekintettel az önkormányzati szektor szabályozására c. cikkben olvasható.
A vonatkozó szabályozás bonyolultsága, az önkormányzati szervekre vonatkozó sajátosságok és a visszaélés-bejelentési rendszer nem megfelelő kialakítása, működtetése során elszenvedhető joghátrány miatt érdemes olyan külső szakértő csapatot igénybe venni, mely nemcsak a Panasztörvény értelmezésében segít, hanem adatvédelmi és informatikai biztonsági szakértő is, ill. a rendszer működtetésére komplett megoldást kínál anélkül, hogy önkormányzat és költségvetési szerv esetén jogellenesen részt venne a bejelentések kivizsgálásban.
Ilyen komplett szakértői megoldásnak része a bejelentések fogadását biztosító szoftver igénybevétele, mely a foglalkoztató vagy közös működtető weboldalába illeszthető bejelentő űrlappal biztonságos online csatornát, valamint a Panasztörvény és a GDPR szerinti dokumentációs csomagot is kínál – ezzel jelentősen csökken a bevezetés és a működtetés idő- és humánerőforrás igénye.
Bejelentések fogadását biztosító szoftver sok van, de közös működtetést támogatóról nincs információnk. Mi a belső visszaélés-bejelentési rendszer létrehozására nem kötelezett, mert 50 főt nem foglalkoztató helyi önkormányzatok számára az irányítása vagy felügyelete alatt álló költségvetési szervek közös üzemeltetéséhez ingyenesen biztosítjuk a szolgáltatást (nekik is szükséges, mert belső visszaélés-bejelentési rendszert csak a helyi önkormányzat és az irányítása vagy felügyelete alatt álló költségvetési szerv hozhat létre és működtethet közösen).
A közös működtetés nem kötelező, de tapasztalataink szerint - az adatvédelmi tisztviselő feladatokhoz hasonlóan - a költségvetési szervek ebben is igénylik az önkormányzat segítségét.
Az eJelent szoftver nem üres bejelentésfogadó, hanem valamennyi szükséges dokumentumot, tájékoztatót, e-mail sablonokat tartalmaz, kétirányú kommunikációt biztosít a működtető és a bejelentésben résztvevők között, bevezetése egy munkanapon belül megtörténhet, gyakorlatilag tehermentesíti a szervezeteket.
A Jegyző és Közigazgatás szaklap 2024. novemberi számában és a jegyzo.hu weboldalon megjelenő, fent hivatkozott cikk adatvédelmi jogi és informatikai biztonsági szakértő szerzői a GDPReg adatkezelési rendszert fejlesztő és működtető IP Monitoring Kft. csoport tagjai. 2023-tól tapasztalatot szereztünk a gazdasági társaságok visszaélés-bejelentési rendszere bevezetése és működtetése során. Saját fejlesztésű, magyarországi tárhelyen működő visszaélés-bejelentő szoftverünkkel, beépített dokumentációs csomaggal és a nyújtott szakmai tanácsadással hatékonyan és biztonságosan meg lehet felelni a törvényi kötelezettségnek.
Több Polgármesteri Hivatallal, közte Megyei Jogú Város Polgármesteri Hivatalával dolgozunk a belső visszaélés-bejelentési rendszer kialakítása és működtetés támogatása kapcsán, és hivatali gyakorlattal rendelkező szakértőknek is kihívás már a visszaélés-bejelentési rendszerre és a további, pl. az iratkezelési szabályozásra, a szervezeti integritást sértő események kezelésének eljárásrendjére, valamint az adatvédelemre és informatikai biztonságra vonatkozó előírások összehangolása, a folyamat önkormányzati szervezeti bevezetése, nem utolsósorban a működtetésre kijelölt személy(ek) felkészítése.
Tapasztalatunk szerint az általunk javasolt és megvalósítható közös működtetési lehetőséggel örömmel élnek a költségvetési szervek, az önkormányzat vagy a hivatal az eJelent szoftverünk biztosította alapfeltétellel el tudja látni valamennyi költségvetési szervük ezen feladatát. Egy önkormányzaton/hivatalon belül is nehézséget okoz az alkalmas személy kiválasztása, és a költségeket látva már nem bízzák rájuk a rendszer kialakítását is.
További információ:
https://www.ejelent.hu/onkormanyzatoknak
https://www.ejelent.hu/
Kérem, hogy ezen az elérhetőségen: https://www.ejelent.hu/kapcsolat, telefonon vagy név, beosztás és telefonszám megadásával válasz e-mailben érdeklődjenek, rövid időn belül választ, egyedi árajánlatot vagy visszahívást ígérek. Egyedi árajánlatkéréshez kérem adják meg, mely költségvetési szervekre, gazdasági társaságokra vonatkozóan kérnek árajánlatot.
Nagyon sokat dolgozunk és tanulunk azért, hogy hivatali, önkormányzati és intézményi partnereinknek szakszerűen szolgáltassunk, bízunk abban, hogy az informatikai biztonság és az adatvédelem mellett most a Panasztörvény hatálya alá tartozók ezen a területen is megtisztelnek bizalmukkal. Referenciáink: https://www.ipmonitoring.hu/referenciak
Tekintse meg az alábbi linkről megnyitható gyakorlati tájékoztatónkat és árainkat is.
Az eJelent belső visszaélés-bejelentő rendszerünk havi nettó 5.600,- Ft/hótól, kedvezménnyel nettó 5.040 Ft havidíjtól elérhető
(az IP Monitoring Kft. elektronikus információs rendszerek biztonságáért felelős megbízásra, GDPReg adatkezelési rendszerre és/vagy adatvédelmi tisztviselő szolgáltatásra szerződött vagy szerződő ügyfeleink számára egyedi, min. 10 % kedvezményt biztosítunk a listaárból).
Köszönöm az eddigi bizalmat és a várt érdeklődést, az IP Monitoring Kft. fejlesztői és önkormányzati jogász csapata nevében:
Szűcsné Tóth Éva
ügyvezető
https://www.ipmonitoring.hu/kapcsolat
[1] A panaszokról és a közérdekű bejelentésekről szóló 2013. évi CLXV. törvény.
RENDSZERBEN!
